Administrative Logistic Assistant

1. CONTEXTOIpas Moçambique é uma organização não-governamental, sem fins lucrativos, a operar em Moçambique desde 2018, com sede em Maputo e escritórios provinciais em Nampula, Zambézia e Niassa, onde desenvolve em parceria com o Ministério da Saúde actividades de promoção, melhoria e prestação dos serviços de Saúde Sexual e Reprodutiva, Serviços Compreensivos de Aborto Seguro, Contracepção e Violência Baseada no Género (VBG). Cria condições para a oferta de serviços de saúde sexual e reprodutiva de qualidade, melhorando as infraestruturas dos serviços, disponibilizando equipamentos e capacitando os provedores e outros intervenientes de saúde na oferta de serviços. O Ipas Moçambique está à procura de um(a) Assistente Administrativo e Logístico para Cabo Delgado. Este profissional será responsável por transportar colaboradores e visitantes da organização com segurança, respeitando as normas de condução e procedimentos internos, bem como prestar assistência administrativa, incluindo o processamento de facturas e a coordenação de reuniões e conferências. Além disso, deverá assegurar a gestão eficiente de equipamento.DEVERES E RESPONSABILIDADES Baseado(a) nos escritórios do Ipas Moçambique em Cabo Delgado, sob supervisão do(a) Líder de Equipa Provincial, o(a) Assistente Administrativo e Logístico, irá desenvolver as seguintes actividades de suporte organizacional:SECRETARIADO:Tramitar correspondência, ou seja, criar, receber, classificar, documentar, distribuir, arquivar e/ou expedir, a correspondência, cumprindo os procedimentos estabelecidos;Fazer o atendimento de usuários e/ou fornecedores, e fazer o devido seguimento;Dar suporte na programação, organização, realização e documentação de eventos e reuniões de trabalho.SUPORTE LOGISTICO E DE PROCUREMENT:Acompanhar todo o processo de aquisição de materiais e bens desde o levantamento das necessidades, a sua requisição, até o recebimento garantindo que estes se encontram de acordo com as especificações e providenciar a devolução do material fora das especificações.Fazer o controle de stock dos equipamento e bens de consumo, incluindo a distribuição e reposição, sempre que necessário;Controlar execução de serviços gerais (água, energia, comunicação, limpeza, transporte, segurança);Fazer a gestão de frota, incluindo o registo de serviços de táxi e gestão de combustível,Gestão de contratos com fornecedores de bens e serviços.SUPORTE A ÁREA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS: Apoiar o pagamento das obrigações fiscais referentes aos escritórios;Apoiar na gestão diária das requisições para o uso e fecho do Petty Cash;Operar o sistema de Mpesa e apoiar o processo de reconciliação da conta MPESA providenciando esclarecimentos sempre que necessário;Organizar os processos contabilísticos e submeter para o pagamento.TRANSPORTETransportar os trabalhadores do país e visitantes, garantindo a segurança;Manter o veículo limpo e em bom estado de conservação, efetuar pequenos trabalhos de manutenção preventiva;Registar tod...